第一章 总则

第一条 办公自动化系统（以下简称OA系统）是覆盖学院、各处室、二级学院、教学部、职教中心及附设机构的综合性信息管理系统，是学院信息化建设与管理工作的重要组成部分，是提高全院工作效率和管理水平的必要手段。

第二条 学院OA系统主要包括消息管理、公告通知、新建工作、我的工作、工作查询、公文管理、用户管理等功能模块，基本满足网络办公需要。

第三条   为加强规范管理，提升信息化办公水平和工作效率，保障OA系统科学规范管理、高效运行和安全稳定，特制定本办法。

第二章 组织机构与工作职责

第四条 学院OA系统工作在分管领导的领导下，由党政办公室牵头，教务处信息中心监管，结合数字化校园建设目标，并按照有关规定严格进行系统的正常运行管理工作。

第五条   党政办公室负责全院OA系统的应用推广和日常运行管理等工作，负责协调各部门推进OA系统的实施，负责系统各项功能的运行、调试与解释；指定专人做为学院OA系统管理员，具体负责OA系统的正常运行管理工作。

第六条 教务处信息中心负责OA系统的维护、升级和数据安全保密等工作，并指定专人做为学院OA系统安全管理员，与党政办公室共同配合做好系统实施工作。

第七条   各处室、二级学院、教学部、职教中心及附设机构设立OA系统党、政事务负责人各一名，设立文档接收管理员一名。各部门设立的OA系统党、政事务负责人和文档接收管理员需在党政办公室备案，其工作完成情况作为年度部门目标责任考核的重要内容。

第八条 OA系统权限职责分工

（一）院级领导按照党委班子成员分工，负责OA系统文件的审核、签发和工作布置安排及执行情况督查落实；

（二）部门负责人主要负责本部门OA系统的管理和日常办公信息的处理，主要包括学院文件、会议纪要、决议等工作安排的及时签收、落实和执行以及督办，负责本部门OA系统公文、办公事务的审稿、核稿等；负责对本部门公文管理（保密）责任人和OA系统管理员的工作进行督促和检查；负责本部门使用OA系统工作人员的培训以及本部门OA系统的安全和保密等工作；负责本部门OA系统工作其他有关事宜。

（三）部门管理员负责对OA系统发布的各类文件、信息等进行收取、传达、告知、送阅和存档等工作。

（四）教职工负责所属工作公文上传、阅知、保密等；及时收阅学院OA系统发布的消息管理、公告通知等，并认真贯彻落实。

第三章 工作流程

第九条 OA系统收发文流程管理：以学院名义发布的各类文件、信息等，严格按照文件签审流程和《商洛职业技术学院信息制作送审及发布管理规定》《商洛职业技术学院公文处理办法》《商洛职业技术学院关于规范院内文字材料格式的通知》《商洛职业技术学院党政办公室主要工作流程》等要求办理（下同），并一律在“工作办理”中发布。各部门自行发布的各类信息一律在“组织、公共群组”中发布；各部门需面向全院发布的公告通知等，可在“行政办公”→“公告通知管理”上发布；不需全体人员知晓的事项，应选定发布范围，向选定范围人员发布。发布的文件信息内容要完整准确，格式规范。

第十条 各级各类文件流转应严格遵守以下工作流程：

（1）党委公文：拟稿→部门负责人核稿→主管院级领导审批→党政办公室主任复核→书记签发→秘书科制发备案→下发并存档→各部门签收并落实。

（2）行政公文：拟稿→部门负责人核稿→主管院级领导审批→党政办公室主任复核→院长签发（其中教发、学发等文件由主管院级领导签发）→秘书科制发备案→下发并存档→各部门签收并落实。

（3）纪委公文：拟稿→纪委副书记核稿→党政办公室主任复核→书记或纪委书记签发→秘书科制发备案→下发并存档→各部门签收并落实。

（4）团委公文：拟稿→团委书记核稿→主管院级领导审批→党政办公室主任复核→书记或主管院级领导签发→秘书科制发备案→下发并存档→各部门签收并落实。

（5）工会公文：拟稿→工会办公室主任核稿→主管院级领导审批→党政办公室主任复核→书记或主管院级领导签发→秘书科制发备案→下发并存档→各部门签收并落实。

（6）会议纪要：会议组织部门负责拟稿→党政办公室主任复核→会议主持人签发→秘书科制发备案→下发并存档→各部门签收并落实。

（7）党委函头：工作部门拟稿→部门负责人审稿→主管院级领导审批→党政办公室主任复核→书记签发→秘书科制发备案→下发并存档→各部门签收并落实。

（8）行政函头：工作部门拟稿→部门负责人核稿→主管院级领导审批→党政办公室主任复核→院长签发→秘书科制发备案→下发并存档→各部门签收并落实。

（9）党委会议议题申报单：议题部门提交申请→部门负责人审核→党政办公室主任复核→主管院级领导审签→书记审批→党政办公室汇总。

（10）行政会议议题申报单：议题部门提交申请→部门负责人审核→党政办公室主任复核→主管院级领导审签→院长审批→党政办公室汇总。

（11）用印通知单：使用部门提交申请→部门负责人审核→书记、院长审批（或主管院级领导审批）→党政办公室主任复核→党政办公室用印并备案。

（12）外出报备（请假）单：使用人申请→部门负责人审核→主管院级领导审批→组织人事处复核→主要领导审批→秘书科备案。

（13）各部门发布的公文、信息等，需严格按照文件签审流程和《商洛职业技术学院信息制作送审及发布管理规定》等要求办理。

（14）涉密公文或信息等严格执行相关保密规定。

第四章 工作要求和考核

第十一条 全体教职工特别是部门负责人、文档接收管理员、党政办公和教辅人员等，每天上班后要首先登陆OA系统，关注学院工作动态、工作信息发布等（包括通知通告、工作文件、工作办理、文件查询、工作交流等），根据具体要求，落实个人职责。

第十二条 学院发布的一般性文件、工作信息等，部门主要负责人和文档接收管理员应在2个工作日内查阅签收，及时向部门负责人汇报，及时贯彻执行，并做好部门文档的收文和归档等工作；发布的特急或急件等，应严格按照文件时限要求，即时即办。如有请假、出差等原因，可在个人手机OA进行文件查阅签收，并及时通知部门主要负责人处置处理。

第十三条    考核要求和结果运用

1.党政办公室每季度对各部门OA系统文件、工作信息等签收及办理情况进行核查和通报，每年进行核查统计汇总和通报，并将通报结果纳入部门目标责任考核。

2.每年累计发生OA系统文件、工作信息等签收、办理不及时3次以下（含3次，下同）的责任人，在部门内予以通报批评；累计3次以上5次以下的取消当年评优树模资格，由部门负责人对其进行谈话提醒，并限期改正；累计5次以上的，当年个人考核为不合格等次，由分管院级领导谈话提醒，并调离现工作岗位。

3. 每年累计发生OA系统文件、工作信息等签收、办理不及时5次以下（含5次）的部门，取消部门负责人当年评优树模资格和当年部门目标责任考核优秀资格，由分管领导谈话提醒，并限期改正；累计5次以上的部门，由院纪委和分管领导对部门主要负责人进行诫勉谈话，并限期改正。

4.凡因OA系统文件、工作信息等签收、办理不及时，致使学院受到通报批评或社会负面影响的，依据国家法律、党纪、政纪、教学事故认定处理办法等规定追责问责。

第五章  安全管理

第十四条 所有使用OA系统的人员应严格执行国家有关法律、法规，遵守学院的规章制度，不得随意发布涉及国家和学院机密以及其他不宜发布的信息。

第十五条   OA系统用户管理实行实名制。通过用户名和密码进行身份管理和认证，使用人员首次登录系统应及时更换密码，并注意对密码的保护，不得泄露给他人，同时可根据需要及时更换。因密码泄露造成的一切后果由本人负责。

第十六条 OA系统登录密码设置方法：打开菜单→导航→个人事务→控制面板→账号与安全→修改OA密码→设置本人密码即可。

第六章 附则

第十七条  本办法自下发之日起执行。

第十八条   本办法由党政办公室负责解释。